ビジネスの現場で役立つコミュニケーション
株式会社スタンコミュニケーションズ

報連相とは

報連相とは、報告・連絡・相談を表す造語です。まずは、報連相を構成する3つの言葉の意味をご紹介します。

・報告

仕事の進み具合や状況を、上司や先輩に伝えることです。企業に属している以上、報告は社員の義務と考えられています。

・連絡

業務の目的を果たすために必要な連絡をすることです。連絡相手は、上司や同僚だけでなく他部署の社員や取引先など、共に仕事をする全ての人が含まれます。

・相談

自分では解決できない困難な状況に陥ったり、トラブルが起きたりした場合に上司や先輩、同僚などに相談することです。企業に属している限り、個人で意思決定するのではなく、上司など周りの人の意見を聞きながら総合的に判断を下す必要があります。

上記の内容は一見すると簡単そうに思えますが、仕事をしているとつい忘れてしまうことも多いため注意が必要です。特に、仕事に慣れないうちは報連相を疎かにすることで大きな問題に発展するおそれもあります。

意識したい4つのポイント

報連相を実践するためには、意識しておきたいポイントが4つあります。こちらでは各ポイントについて解説しますので、どのような点に気をつけるべきか確認してみてください。

1．まずは結論から入る

報連相を行う際は、まず結論から入り、その後に経緯を説明します。最初に経緯から入ると「結局は何を言いたいのか？」と相手が混乱してしまうからです。

例えば、納期について相談したい場合は「Aに関する納期のご相談です。B様から納期を〇月〇日に早めてほしいと依頼がありました。」など、最初に何に関する内容なのか示しておくと、相手も理解しやすくなります。

2．5W1Hで具体的に情報を伝える

5W1Hとは、伝える情報の中に「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように」が入っていることを表します。具体的な情報が含まれていないと認識や解釈の違いが生まれてしまいます。

急なトラブルが起きると、情報が不足したまま相手に伝えてしまいがちです。できるだけ具体性を持った情報をなるべく早く伝えるように意識してみてください。それにより損失を最小限に抑えることができます。

3．あくまでも事実を伝える

報連相をする際は、自分の推測や感情を混ぜたり、発言者の表現を変えたりせず、あくまでも事実を伝えることが重要です。省略や曖昧な表現が入っていると、相手に正確な情報が伝わらず、誤った判断につながります。客観的な事実のみを伝えましょう。

4．相手への思いやりを示す

報連相をする際は、話しかけても良いタイミングを判断し「今、相談してもよろしいでしょうか」と一言挟みましょう。相手が忙しいときにいきなり相談を持ちかけると、関係悪化につながるおそれがあります。また、相談後は「相談に乗っていただき、ありがとうございました」と感謝の気持ちを伝えることも大切です。